Deskripsi Kerja Badan Mentoring

Kamu baru dilantik jadi pengurus Badan Mentoring? Alhamdulillah… mimin turut berbahagia.. :). Mentoring adalah jantung aktivitas dari Rohis, jadi kamu benar – benar memegang amanah yang sangat krusial. Untuk itu mimin ingin membantu kamu biar gak bingung sendiri. Nih, mimin bantu informasi apa sih Deskripsi Kerja dari Badan Mentoring?

• Mengelola keseluruhan program. Kerja ini biasanya diisi oleh seorang ketua yang memahami betul proses permentoringan dan bisa mengarahkan seluruh perangkat pengurus bekerja menuju satu tujuan yang sama.
  
• Mengembangkan prosedur tetap untuk merekrut dan berinteraksi dengan calon adik mentor baru. Agar angka peminat mentoring bisa stabil atau bahkan bertambah, meka pengurus harus membuat sebuah standar prosesdur operasional mengenai sistem kegiatan merekrut calon adik mentor baru. Biasanya ROHIS memanfaatkan momen penerimaan siswa baru untuk menambah jumlah anggota.
  
• Mengembangkan dan mengimplementasikan metode-metode promosi kepada calon adik mentor baru. Beberapa metode promosi kepada adik mentor adalah dengan membuat flyer, spanduk, buletin, baligho dan lainnya. Metode promosi pun bisa lewat mulut ke mulut atau melalui kenalan calon adik mentor (Kakak dari calon adik mentor yang sudah bergabung dengan Rohis terlebih dahulu misalnya). Apapun metode yang digunakan Rohis perlu terus mengembangkan teknik promosinya agar lebih efektif dalam memancaing ketertarikan calon adik mentor baru.
  
• Mengolah dan menjaga hubungan dengan pihak esternal seperti partner organisasi maupun kenalan perseorangan untuk merekrut mentor-mentor baru. Dalam merekrut mentor baru ada kalanya kebutuhan melebihi dari kapasitas yang dimiliki. Ketika menemui permasalahan seperti itu, kita bisa meminta pertolongan pada organisasi lain dalam menyediakan mentor tambahan atau menghubungi perseorangan dan menawarkan posisi sebagai mentor di Rohis kita.
  
• Merekrut, menyaring, melatih dan mengawasi para mentor. Mentor adalah aset paling berharga dalam program permentoringan. Oleh karena itu keberadaan dan kemajuannya perlu didukung semaksimal mungkin. Beberapa program pengembangan diri untuk mentor akan membuat Mentor lebih betah dan bersemangat mementor mentee(adik mentor).
  
• Mempertemukan mentor dengan adik mentor yang cocok secara karakter dan pola pikir. Sebuah kelompok mentoring akan lebih tahan lama dan sukses kalau pola pikir dan karakter pementor dan adik mentor menemui titik temu sehingga proses transfer ilmu, keteladanan dan meneladani, konsultasi serta pemotivasian dapat berjalan dengan lancar tanpa harus ada sesuatu yang dipaksakan.
  
• Mengembangkan dan menjaga semua rekam data, peraturan dan prosedur. Karena kita sedang membuat sesuatu yang nantinya suatu saat akan kita wariskan pada generasi selanjutnya, maka segala dokumentasi berupa foto, data, fakta, SOP, buku, modul training dan berkas data lainnya harus dijaga, dikodifikasi dan dikelola dengan sebaik-baiknya. Dengan begitu generasi selanjutnya akan meneruskan estafeta perjuangan tanpa harus memulai dari nol lagi.
  
• Mengkoordinasikan aktivitas mentoring. Jika adik mentor sudah semakin banyak sementara organisasi sudah semakin besar, maka koordinasi sebuah aktivitas mentoring bukan lagi perkara yang bisa diselesaikan lewat sebuah rapat atau hitung-hitungan sederhana. Dengan dukungan teknis, biaya dan infrastruktur yang terbatas (*seadanya) maka aktivitas mentoring harus dikelola lewat manajemen yang rapih sehingga dapat dilihat perkembangan dan dievaluasi segala kekurangannya.
  
• Berkoordinasi rutin dengan mentor dan mencari peluang untuk memberi support pada kegiatan permentoringan. Mentor-mentor baru maupun lama tidak lepas dari menemukan kendala ketika melakukan aktivitas mentoringnya. Terkadang masalah-masalah yang muncul bisa masalah materil atau immateril. Masalah materil seperti butuh dana untuk menjenguk adik mentor yang sakit atau membelikan hadiah untuk adik mentor yang milad maunpun yang berprestasi. Masalah immateril seperti adik mentor yang kebelet ingin punya pacar, atau yang memiliki keluarga dengan latar belakang broken home. Keduanya harus dapat dikomunikasikan dengan koordinator agar didapat solusi yang tepat dan didukung dengan dana yang memadai jika dibutuhkan.
  
• Membuat sebuah rencana untuk mengenal lebih dalam pribadi mentor dan mentee (adik mentor). Sebagai salah satu rukun ukhuwwah “taaruf” atau yang artinya mengenal satu sama lain menjadi sesuatu yang wajib dalam program permentoringan. Sebagai suatu kegiatan yang melibatkan emosi psikologis seorang mentor perlu memahami karakter adik mentornya secara lebih dalam dan lebih dekat. Koordinator harus mampu memfasilitasi hal ini dengan membuat serangkaian kegiatan yang bisa lebih mendekatakan antara adik mentor dan mentornya.
  
• Membuat rencana untuk mengevaluasi program termasuk meminta masukan dari mentor dan adik mentor. Setelah 1 musim permentoringan berakhir, koordinator perlu mengevaluasi seluruh rangkaian kegiatan mentoring dan mencari celah-celah kelemahan yang perlu diperbaiki di masa yang akan datang. Tidak hanya itu proses evaluasi akan menguak titik-titik kelebihan yang harus dimodifikasi lebih lanjut untuk menjadi lebih baik di musim permentoringan selanjutnya.
  
• Mencatat data mentoring secara statistik seperti jumlah pertemuan, uang yang dieluarkan dan lainnya. Proses evaluasi akan lebih baik jika dinilai tidak hanya secara kulitatif namun juga secara kuantitatif. Jumlah adik mentor baru yang bertambah atau berkurang di musim ini menjadi evaluasi proses promosi di masa yang akan datang. Jumlah hafalan quran yang menurun/naik di musim ini menjadi bahan introspeksi bagi koordinator untuk menyusun perencanaan program lebih efektif di musim selanjutnya. Pengeluaran uang yang berlebih dari perencanaan menandakan pemborosan, sementara pengeluaran yang kurang dari target bisa menandakan ada program-progam yang tidak efektif menggunakan uang untuk memaksimalkan proses kerjanya.
  
• Mendokumentasikan proses dan produk selama mengembangkan rancangan aturan permentoringan. Sebagai kegiatan rutin yang harus dibiasakan koordinator harus mendokumentasikan juga proses membuat aturan-aturan yang berlaku sebagai pembelajaran jika sistem yang sudah ada akan dikembangkan lagi.