4 Elemen Kunci dalam Merencanakan Program Mentoring yang Sukses

Setiap Rohis ataupun remaja mesjid tentu memiliki kondisi berbeda-beda ketika akan memulai program mentoringnya. Oleh karena itu tidak ada satu panduan yang baku dan persis sama dalam merencanakan dan membangun sebuah program mentoring. Dimanapun itu, tentu ada penyesuaian program, aturan dan langkah-langkah demi mencapai tujuan mentoring. Meskipun begitu, setidaknya ada beberapa elemen yang mirip-mirip dan sifatnya fundamental sekali untuk diperhatikan ketika kita ingin merencanakan sebuah program mentoring yang sukses. Disini, Aku akan membahas garis besarnya untuk Kamu yang garis kecilnya akan Aku bahas dalam tulisan yang terpisah.

Elemen-elemen itu Aku bagi menjadi 4 kategori :

1. Desain Program dan Perencanaan.

Pertama dan utama. Ya, hal pertama kali yang harus kita lakukan ketika ingin membuat program mentoring yang sukses adalah mendesain program mentoring secara terstruktur dan detail. Dari sini akan bermunculan aspek-aspek lain yang sifatnya pendukung dari aspek-aspek utama. Dari desain program dan perencanaan kita harus menentukan :

1. Banyaknya remaja yang akan kita rekrut, tipe mentoring yang akan dilaksanakan, dan proses bagaimana mentoring dijalankan;
2. Tipe remaja yang akan dimentor (Murid sekolah modern, Siswa pesantren, murid sekolah luar biasa dll.);
3. Tujuan mentoring dan keluaran yang diharapkan dari mentor, adik mentor dan organisasi;
4. Kapan dan seberapa sering mentor dan adik mentor bertemu;
5. Seberapa lama Kamu berharap mentoring dapat bertahan;
6. Alasan mengapa mengadakan mentoring (untuk Da’wah, persiapan Ujian sekolah, persiapan menuju pernikahan dll);
7. Stakeholder untuk program mentoring (Jawaban untuk pertanyaan : “Siapa saja yang merasa mentoring itu penting dan apa saja kepentingannya?”);
8. Bagaimana mempromosikan mentoring;
9. Cara terbaik untuk mengevaluasi progres mentoring dan untuk mengukur tingkat kesuksesan program mentoring;
10. Sebuah mekanisme untuk memastikan bahwa hubungan mentor dan adik mentor tetap berjalan dengan baik.

2. Manajemen Program

Mempertahankan sebuah mentoring itu tidak mudah apalagi memenejnya. Oleh karena itu manajemen mentoring menjadi sangat krusial untuk pengelola mentoring.. Program mentoring yang termenej dengan baik memperhatikan ketepatan dan efisiensi program dan terus menerus meningkatkan kredibilitas programnya. Lewat manajemen yang baik seharusnya Kamu dapat mengukur proses secara efektif dan mengetahui hal-hal apa saja yang perlu diperbaiki untuk kemajuan program mentoring. Berikut elemen manajemen mentoring yang Kamu butuhkan:

1. Kepengrusan/kepanitiaan mentoring (atau kadang disebut juga biro mentoring);
2. Sistem yang komprehensif untuk mengatur informasi program;
3. Perencanaan pengembangan sumber daya. Diharapkan pengembangan juga dapat menjadi alat fundraising;
4. Sistem untuk memonitor program mentoring;e. Strategi untuk pengembangan kemampuan dari panitia penyelenggara;

lebih professional:

1. Usaha-usaha advokasi pro mentoring baik di sektor publik maupun privat (jaga-jaga andaikata kegiatan mentoring digugat oleh pihak-pihak tertentu yang tidak menyukai mentoring/dakwah);
2. Kegiatan yang membangun hubungan yang baik dengan lingkungan sekitar.

3. Operasional

Kesuksesan program mentoring tidak bisa lepas dari lancarnya kegiatan operasional sehari-hari. Seberapa baik orang-orang yang terlibat dalam program dan seberapa besar mereka memenuhi tanggung jawab mereka menjadi penentu seberapa sukses program mentoring diimplementasikan. Parameter-parameter yang akan terkena imbas dari operasional adalah seperti kestabilan mentoring, motivasi beramal dan tingkat harapan atas masa depan program. Berikut poin-poin penting menyangkut Operasional Mentoring:

1. Pola rekrutmen mentor, adik mentor dan sukarelawan pendukung proses metoring;
2. Pola Screening mencari mentor dan adik mentor potensial (kaderisasi);
3. Menyediakan pelatihan dan pengarahan kepada mentor, adik mentor dan orangtua;
4. Membawa mentor dan adik mentor agar nyaman menjalankan program mentoring sesuai rencana yang telah dibuat;
5. Mendukung secara mental dan material, mengawasi mentoring serta menjaga keberlangsungan mentoring;
6. Mendaftar (melist) kontribusi semua partisipan program mentoring (dan memberi balasan yang cukup sebagai bentuk penghargaan);
7. Membantu mentor dan adik mentor lebih cepat akrab dan lebih percaya satu sama lain.

4. Evaluasi Program Mentoring

Penutup dari 4 Elemen Kunci ini adalah mekanisme Mengevaluasi Mentoring agar terus ada improvement lebih baik di masa yang akan datang. Kamu harus memiliki mekanisme untuk mengukur seberapa baik tingkat efektivitas mentoring, respon adik mentor selama mentoring, serta kendala-kendala yang dihadapi mentor selama ini. Dari sana Kamu bisa menentukan perbaikan apa saja yang harus dikerjakan untuk musim mentoring selanjutnya. Berikut poin-poin Evaluasinya:

1. Buat sebuah sistem untuk mengukur proses mentoring secara akurat;
2. Sistem untuk mengukur tingkat keberhasilan menghasilkan keluaran (outcome) yang sudah diharapkan.
3. Dokumentasi evaluasi yang mudah dipahami dan disebar ke pihak-pihak tertentu yang membutuhkan informasi mengenai evaluasi mentoring.

Dari empat elemen diatas Kamu sudah dapat mengembangkan program mentoring yang sesuai dengan karakter program mentoring yang ingin Kamu kembangkan. Di tulisan yang akan datang Aku akan membahas lebih detail dari poin-poin di atas sehingga lebih jelas terbayang bagaimana Kamu akan mengembangkan dan mengimplementasikannya di lapangan. Selamat mendesain!

Sumber : How to Build A Successful Mentoring Program Using the Elements of Effective Practice